Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 16 septembre 2020

La Fondation (« la Fondation ») est une société fédérale à but non lucratif qui se concentre sur le rôle du secteur hypothécaire pour aider à améliorer notre société par le biais d’activités caritatives axées sur le logement et les sans-abri.

La Fondation reconnaît le caractère essentiel de votre droit à la vie privée et comprend votre intérêt à protéger les renseignements personnels que vous choisissez de divulguer dans votre demande d’adhésion ou par le biais d’outils en ligne fournis par la Fondation. Pour ces raisons, notre politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») vous fournit toutes les garanties normalisées par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, 2001, ch. 5 (la « LPRPDE »). Elle confirme notre engagement à protéger votre vie privée et à nous montrer dignes de la confiance que vous nous avez accordée.

 

A.    RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

Notre Politique de confidentialité s’applique uniquement aux renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou divulguons dans le cadre de nos activités. C’est pourquoi cette politique ne s’applique pas à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation des informations qui sont :

1. compilées ou dépersonnalisées de sorte qu’elles ne puissent pas être reliées à une personne ;
2. le nom, le titre, l’adresse ou le numéro de téléphone d’un employé d’une organisation ; ou
3. accessibles au public et visées par les règlements.

Notre Politique de confidentialité régit tous les administrateurs et employés de la Fondation. Nous contractons également des ententes de confidentialité ou des contrats avec des tiers qui sont embauchés pour accomplir des services en notre nom et à qui nous confions le traitement des renseignements personnels.

 

B.    UTILISATION D’INTERNET

Vous pouvez visiter le site Web de la Fondation à www.MPCFoundation.ca pour vous renseigner sur ses produits et services et pour utiliser ses outils en ligne sans révéler votre identité ou un quelconque renseignement signalétique. Nous ne recueillons pas de renseignements permettant d’identifier les visiteurs de notre site Web. Les seuls renseignements que nous recueillons sont des renseignements non signalétiques tels que le nom de votre fournisseur de services Internet, le type de navigateur Internet que vous utilisez, le site Web de référence, les pages que vous avez demandées et la date et l’heure de ces demandes.

Nous compilons ces renseignements non signalétiques pour déterminer le niveau d’intérêt envers les informations fournies sur le site et pour améliorer son contenu. À cet égard, la Fondation peut divulguer des données globales sur ses membres et clients — mais pas les données individuelles — à des commanditaires engagés ou pressentis et à d’autres parties pour les aider à mieux comprendre les membres et clients de PHC de même que leurs intérêts. Ces compilations sont utilisées pour donner à PHC des données démographiques sur ses membres et ses clients afin d’améliorer son organisation de même que ses programmes et services.

Nous recueillons ces renseignements non signalétiques grâce à l’utilisation de témoins (cookies) et grâce à nos fichiers journaux de serveur, y compris les adresses IP. Notre site ne lie les adresses IP à aucune information signalétique. Les témoins indiquent les parties de notre site que vous avez visitées ou personnalisées. Ils facilitent votre accès à ces pages lors de votre prochaine visite. Si vous ne voulez pas que ces informations non signalétiques soient recueillies au moyen des témoins, vous pouvez désactiver ces derniers en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet.

En outre, la Fondation peut fournir des liens vers d’autres sites gérés par des tiers ou permettre à ces derniers de proposer des services par abonnement ou inscription par le truchement de son site. Comme la Fondation n’a aucun pouvoir ou responsabilité en ce qui concerne les actions ou politiques de ces tiers, vous devez vérifier leur politique de confidentialité lorsque vous visitez leurs sites ou lorsque vous leur fournissez des renseignements personnels. Notez que nous ne pouvons pas empêcher ou régenter l’utilisation des témoins par ces tiers, ni toute information qu’ils peuvent obtenir par ce moyen.

En devenant membre de la liste de diffusion de la Fondation, vous autorisez la Fondation à vous contacter à l’adresse, au courriel et/ou au numéro de téléphone fournis, dans la mesure où d’autres lois applicables le permettent, y compris l’ACLS et les Règles sur les télécommunications non sollicitées.

Notez enfin que les informations divulguées volontairement dans les forums de discussion et autres zones publiques du site Web de la Fondation peuvent être recueillies, utilisées et divulguées par des tiers. Toutes les remarques exprimées dans les forums et espaces publics du site Web de la Fondation sont exprimées aux risques de l’utilisateur qui doit bien comprendre que ces renseignements peuvent être accessibles à des tiers. Nous ne pouvons pas empêcher et ne serons pas responsables des dommages qui pourraient résulter d’une telle activité.

 

C.    DIX PRINCIPES

Notre Politique de confidentialité applique les dix principes de la LPRPDE :

 

1.    RESPONSABILITÉ

La Fondation est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et a désigné le vice-président, finances et administration en tant que chef de la protection des renseignements personnels, responsable de la conformité avec la Politique de confidentialité. Le chef de la protection des renseignements personnels peut être joint par la poste à :

Aux soins de :
Fondations des Professionnels hypothécaires du Canada
(Bureau de la protection de la vie privée) 2005 Sheppard Ave E., Suite 401
Toronto (Ontario) M2J 5B4

Ou par courrier électronique à l’adresse suivante : info@mpcfoundation.ca

1.1 Pour assumer notre responsabilité touchant les renseignements personnels en notre possession, nous avons mis en œuvre les politiques et pratiques suivantes :

1. procédures de mise en œuvre pour protéger les renseignements personnels, tel que décrites à la section 7 ci-dessous sur les « Mesures de sécurité » ;
2. rédaction de documents explicatifs concernant les politiques et procédures de l’organisation, tel que discuté dans la section 8 ci-dessous sur la « Transparence » ;
3. établissement de procédures pour traiter les plaintes et demandes de renseignements, comme nous le verrons dans les sections 9 et 10 ci-dessous sur « l’Accès aux renseignements personnels » et la « Contestation de la conformité » ; et
4. formation et information de nos employés à propos de nos politiques et pratiques.

1.2 Nous demeurons responsables des renseignements personnels en notre possession ou sous notre garde, y compris ceux que nous communiquons à un tiers pour traitement. Par conséquent, nous signons avec des tiers des ententes de confidentialité les engageant à fournir un niveau de sécurité comparable à celui fourni dans le cadre de notre politique de confidentialité.

 

2.    IDENTIFICATION DES OBJECTIFS

Nous nous engageons à identifier les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis avant ou au moment où l’information est recueillie et à documenter les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis.

2.1 Nous recueillons des renseignements personnels aux fins générales suivantes :

 

• Établir et maintenir nos listes de diffusion :
• La Fondation peut lancer de nouveaux produits et services, tels que des bulletins, revues et livres ; ou elle peut promouvoir de nouvelles activités telles que des cours de formation, des conférences et des séminaires. Nos listes de diffusion servent à vous informer de ces nouveaux produits, services et activités susceptibles de vous intéresser. Si vous ne souhaitez pas que la Fondation utilise vos informations personnelles à ces fins facultatives, veuillez contacter le responsable du respect de la vie privée en utilisant les coordonnées indiquées à la section 1. Nous ne vendons ni ne fournissons nos listes de commercialisation à des tiers.

 

• Servir efficacement les membres :
  la Fondation conserve vos renseignements personnels afin de correspondre avec vous. Cette correspondance sert à communiquer avec vous au sujet de votre adhésion, à mettre en œuvre le programme d’avantages sociaux de la Fondation, à fournir des services aux membres, à assurer votre satisfaction, à envoyer des mises à jour, à répondre à vos demandes ou à confirmer votre inscription à nos cours, conférences ou séminaires.

 

• Traiter efficacement les transactions :
  La Fondation conserve suffisamment de renseignements personnels vous concernant afin de compléter et maintenir votre adhésion, ainsi que pour traiter l’administration, la facturation, la comptabilité et la collecte des produits et services que vous avez commandés. Ces renseignements sont utilisés en rapport avec votre relation d’affaires avec nous.

 

• De façon facultative :
  La Fondation peut souhaiter utiliser ou divulguer les informations personnelles que vous fournissez pour vous offrir d’autres produits ou services ou permettre à certaines organisations de vous offrir d’autres produits et services. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos informations personnelles à ces fins supplémentaires sont entièrement facultatives et ne constituent pas une condition d’adhésion. Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à tout moment dans la mesure permise par les autres lois applicables, y compris l’ACLS et les Règles sur les télécommunications non sollicitées, en contactant notre responsable de la conformité en matière de protection de la vie privée. Nous ne vendons ni ne fournissons nos listes de commercialisation à des tiers.

Nous n’utiliserons pas les renseignements personnels à une nouvelle fin sans avoir obtenu votre consentement à cette nouvelle utilisation, à moins que la loi le permette.

 

3. CONSENTEMENT

Nous nous engageons à obtenir votre consentement pour la collecte de vos renseignements personnels et l’utilisation ou la divulgation ultérieure de ces informations, à moins que le droit le permette d’autre part. À cette fin, nos employés sont chargés de fournir des informations sur la façon dont nous utilisons les renseignements personnels, ainsi que d’obtenir le consentement de ceux qui fournissent leurs renseignements personnels.

3.1 Pour obtenir ce consentement, nous faisons un effort raisonnable pour nous assurer que vous êtes informé, d’une manière qui puisse raisonnablement être comprise, des fins auxquelles les renseignements seront utilisés.

3.2 Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, en communiquant avec le chef de la protection des renseignements personnels de la Fondation à l’adresse indiquée à la section 1.

3.3 Notez qu’à aucun moment votre relation avec nous ne vous oblige à fournir contre votre gré des renseignements personnels. Nous n’exigerons pas votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels comme condition à la fourniture de produits ou services à moins que ce soit nécessaire pour atteindre les fins indiquées.

 

Remarque : Dans certaines circonstances, des renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués sans votre consentement. Pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, par exemple, il peut être impossible ou peu pratique d’obtenir votre consentement. Lorsque les renseignements sont recueillis pour la détection et la prévention de la fraude ou l’application des lois, la demande de consentement peut rendre la collecte d’information futile. Obtenir le consentement peut être impossible ou inopportun si vous êtes mineur, gravement malade ou mentalement inapte. En outre, nous pouvons ne pas être en mesure d’obtenir le consentement si nous n’avons pas une relation directe avec vous. Par exemple, demander le consentement peut être difficile pour un organisme de bienfaisance ou une entreprise de marketing direct souhaitant acquérir une liste d’envoi d’une autre organisation. Dans de tels cas, l’organisation qui fournit la liste est censée obtenir votre consentement avant de divulguer des renseignements personnels.

 

4. LIMITATION DE LA COLLECTE

 

Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour les fins générales mentionnées ci-dessus dans la section 2 intitulée « Détermination des fins », et seulement par des moyens justes et légaux.

4.1 Nous ne recueillons pas de renseignements personnels sans discernement. La quantité et le type de renseignements que nous recueillons sont limités à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs généraux mentionnés ci-dessus dans la section 2 intitulée « Détermination des fins ».

 

5.    UTILISATION, COMMUNICATION ET CONSERVATION LIMITÉES

Nous n’utilisons ni ne divulguons des renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec votre consentement ou tel que permis par la loi. Nous ne conservons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées.

5.1 Notez que la LPRPDE nous permet de divulguer vos renseignements personnels sans votre connaissance ou votre consentement dans le but de recouvrer une dette que vous avez envers nous.

5.2 Nous conservons les renseignements personnels qui ont été utilisés pour prendre une décision vous concernant aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’accéder à l’information après que la décision a été prise.

5.3 Nous conservons les renseignements personnels qui font l’objet d’une demande aussi longtemps que cela est nécessaire pour vous permettre d’épuiser tous les recours que vous pouvez avoir en vertu de la LPRPDE.

 

6.    EXACTITUDE

Nous nous engageons à conserver des renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins pour lesquelles ils sont utilisés. Si vous avez connaissance de changements aux renseignements personnels que vous nous avez donnés, il vous suffit d’écrire ou de nous envoyer un courriel à l’adresse indiquée à l’Article 1 ci-dessus pour que nous mettions à jour nos dossiers.

6.1 Pour déterminer la mesure dans laquelle les renseignements personnels doivent être exacts, complets et à jour, nous tenons compte de l’utilisation des informations et de vos intérêts. Nous cherchons aussi à minimiser la possibilité que des renseignements inappropriés ou incorrects puissent être utilisés pour prendre une décision vous concernant.

6.2 Nous ne mettons pas vos renseignements à jour périodiquement à moins que ce soit nécessaire pour accomplir les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis ou à moins que vous nous indiquiez de le faire.

 

7.    MESURES DE SÉCURITÉ

Nous avons élaboré et mis en œuvre des mesures de sécurité proportionnées au niveau de sensibilité des renseignements personnels afin de protéger ces derniers.

7.1 Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels contre des risques tels que la perte ou le vol, ainsi que l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés.

7.2 La Fondation protège les renseignements personnels par des mesures de sécurité physiques, telles que des classeurs verrouillés et un accès restreint aux zones où des renseignements personnels sont stockés.

7.3 La Fondation protège les renseignements personnels par des mesures de sécurité organisationnelles, telles que de limiter l’accès à ceux qui en ont « légitimement besoin ». En plus de veiller à ce que nos employés soient conscients de l’importance de préserver la confidentialité de vos informations personnelles, nous établissons des accords de confidentialité ou contractuels avec les tiers auxquels nous fournissons vos informations personnelles.

 

7.4 La Fondation applique les mesures de sécurité les plus avancées, y compris les mots de passe et le chiffrement, pour empêcher l’accès illicite aux renseignements personnels enregistrés dans ses systèmes informatiques.

7.5 Lors de l’élimination ou de la destruction des renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires, la Fondation veille à ce que des mesures appropriées soient prises pour empêcher les personnes non autorisées d’accéder aux renseignements personnels.

 

8.    TRANSPARENCE 

Nous mettons à votre disposition des renseignements précis sur nos politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.

8.1 La Fondation est heureuse de répondre à toutes vos questions concernant ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Veuillez transmettre vos questions par écrit ou par courriel à l’adresse indiquée à la Section 1 ci-dessus.

8.2 La Fondation rend les informations sur ses politiques et pratiques faciles à comprendre en y joignant :

1. le nom ou le titre et l’adresse de la personne responsable de sa conformité avec la politique de confidentialité et à qui les demandes ou plaintes doivent être acheminées ;
2. les moyens d’accéder aux renseignements personnels détenus par la Fondation ;
3. une description du type de renseignements personnels détenus par la Fondation, y compris un compte rendu général de leur utilisation ;
4. une copie de toute brochure ou autre information expliquant les politiques de la Fondation, ses normes ou ses codes, et
5. quels renseignements personnels sont mis à la disposition d’organismes apparentés.

 

9.    ACCÈS INDIVIDUEL

Sur réception d’une demande écrite, nous vous informons de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et vous donnons accès à ces informations. Il est aussi possible de contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.

9.1 Dès réception de votre demande écrite, nous vous fournissons un compte rendu de l’utilisation qui a été faite ou est faite de vos renseignements personnels et un compte rendu des tiers auxquels elle a été divulguée. Quand il n’est pas possible de fournir une liste des tierces parties auxquelles nous avons effectivement divulgué vos renseignements personnels, nous vous fournissons une liste des organisations à qui nous pouvons les divulguer.

9.2 En réponse à votre demande écrite, nous pouvons vous demander de fournir des informations suffisantes pour nous permettre de vérifier votre identité avant de vous rendre compte de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels. Veuillez transmettre vos demandes par écrit ou par courriel à l’adresse indiquée à la Section 1 ci-dessus.

9.3 Dans les 30 jours suivant la réception de votre demande écrite, soit nous répondons à votre demande ou nous vous envoyons un avis de prolongation, pour vous informer du nouveau délai, des motifs de la prolongation et de votre droit de déposer une plainte auprès du Commissaire. Nous pouvons prolonger le délai pour une durée maximale de 30 jours si le respect du délai entrave de façon sérieuse nos activités ou s’avère irréalisable parce que nous devons entreprendre les consultations nécessaires pour répondre à votre requête. Nous pouvons aussi prolonger le délai pour n’importe quelle période nécessaire afin de convertir les renseignements personnels sous une autre forme.

9.4 Nous répondrons à votre demande écrite à coût nul ou minime pour vous. S’il y a un coût pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements personnels, nous vous informons du coût approximatif à l’avance et procédons uniquement si vous nous avez indiqué que la demande n’est pas retirée.

9.5 Les renseignements demandés sont fournis ou mis à votre disposition sous une forme généralement compréhensible. Par exemple, si nous utilisons des abréviations ou des codes pour enregistrer des informations, nous vous fournissons leur explication.

9.6 Lorsque l’exactitude ou l’exhaustivité de vos renseignements personnels est contestée avec raison, nous les modifions en conséquence. Toutes les contestations non résolues sont notées dans votre dossier. Le cas échéant, les renseignements modifiés ou l’existence de la contestation non résolue sont notifiés à des tiers ayant accès aux renseignements en question.

9.7 Dans certaines situations, nous pouvons ne pas être en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels que nous détenons sur vous. Ces exceptions peuvent comprendre le coût exorbitant de fournir des renseignements qui contiennent des références à d’autres renseignements qui ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques, de sécurité ou de propriété, et des informations soumises au secret ou privilège relatif au litige. Les raisons du refus d’accès seront fournies sur simple demande, ainsi que tout recours que vous pouvez avoir en vertu de la LPRPDE.

 

10. PLAINTES POUR NON-CONFORMITÉ

La Fondation est responsable des renseignements personnels sous son contrôle et a désigné le vice-président, finances et administration en tant que chef de la protection des renseignements personnels, responsable de la conformité avec la Politique de confidentialité. Une contestation de la conformité à la LPRPDE peut être adressée au chef de la protection des renseignements personnels de la Fondation, à l’adresse indiquée à l’article 1 ci-dessus.

• Nous avons des procédures en place pour recevoir et répondre aux plaintes ou demandes de renseignements au sujet de nos politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.
• Nous informons les personnes qui font des demandes ou des plaintes de l’existence des procédures pertinentes.
• Nous examinons toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, alors nous prenons les mesures appropriées pour résoudre la question, y compris, si nécessaire, la modification de nos politiques et pratiques.
• Nous nous réservons le droit de demander un avis juridique avant de fournir une réponse définitive aux demandes de renseignements ou aux plaintes.

 

D. MODIFICATIONS À LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Nous nous réservons le droit de modifier notre Politique de confidentialité à notre seule discrétion. En particulier, le chef de la protection des renseignements personnels révise et modifie périodiquement notre Politique de confidentialité en réponse à l’évolution du droit dans ce domaine. Toute modification entrera en vigueur dès sa publication par tout moyen, y compris l’affichage sur ce site. Vous acceptez de consulter régulièrement notre Politique de confidentialité affichée sur ce site Web, de vous tenir au courant de ses modifications et d’être lié par cette même politique.